ARTICLE
記事詳細

コラム
2019/09/07

【就活メール返信例文】面接日程調整・面接後のお礼・面接辞退など

就職活動を進めていくと、選考と選考の間に応募企業とメールでやり取りするタイミングが訪れます。面接の日程調整、面接後のお礼メール、内定の承諾や保留の返信など、メールが必要になる理由は様々です。しかし、普段ビジネスメールをしないため、どんなメールを送ればいいのかわからない人が多いのではないでしょうか。今回はそんなあなたのため、シチュエーション別にメール例文をご紹介します。
【就活メール返信例文】面接日程調整・面接後のお礼・面接辞退など

FOLLOW US

InstagramLine

1.就活中、メール次第で不合格になり得る!?

まず、最初にメール連絡の重要性について理解しましょう。
ESなどの書類選考やWebテストを通過した後、面接日程の調整などで応募企業の採用担当者と直接連絡を取ることになります。

ここで初めて、採用担当者と直接コミュニケーションを取るため、あなたからのメール内容次第であなたの印象が決まると言っても過言ではないでしょう。支離滅裂なメールを送れば不合格になる可能性が高くなり、逆に分かりやすい内容のメールをテンポよく返信した場合は好印象を与える可能性が高くなるでしょう。

2.就活メールの基本マナー

折角、「書類選考」という第一関門を突破しているので、些細なことで悪印象を与えて不合格にならないためにも、基本的な作法やマナーを確認していきましょう。

2-1.返信は即日~24時間以内に!

デキる社会人ほど返信は早いと言われています。極端な話、メールがきてから30秒で返信できるなら、返信した方が好印象を与えられます。

返信スパンとしては、以下を目指すとよいでしょう。

----------------------------------------------------------------
▼午前中にメールが届いた場合
当日12:00~14:00の間に返信する。

▼午後にメールが届いた場合
当日、応募企業の終業時間までに返信する。

▼応募企業の終業後〜翌日始業時間の間にメールが届いた場合
正午12:00までに返信する。
----------------------------------------------------------------

しかし、授業やアルバイトなどで忙しく、応募企業の終業時間までに返信できないこともあるでしょう。そんな場合は、メールが届いた次の日の応募企業の始業時間にメールが届くように「送信予約機能」を使いましょう。

2-2.件名に関するマナー

件名は、「そのメールがどんな内容かを一目で判断できる」内容にしましょう。


・メールの用件(簡潔・見出し風)
・メールの送信者

この2点が含まれている件名がよいでしょう。

<よくある間違い:お礼や挨拶を件名にする>
丁寧に連絡しようとしすぎて、件名に「ご連絡いただきありがとうございます」などのお礼や挨拶を設定してはいけません。これではメールの用件が分らず、わざわざメール本文まで見なければ、そのメールの優先順位を付けられないからです。
採用担当者を含めた社会人は、1日に何十〜何百というメールのやり取りをしています。そのため、件名で優先順位が判断できるメールの方が好まれます。

<よくある間違い:件名を長い文章にしてしまう>
また、「◯◯大学の田中です。次回の面接日程についてご相談のご連絡です。」のように件名に文章を設定してはいけません。長すぎる件名は省略されて表示される傾向にあるため、こちらも件名でメールの優先順位付けができなくなる可能性があるからです。「【◯◯大学_田中】面接日程の候補日について」など、簡潔な件名にしましょう。

2-3.本文に関するマナー

メール本文は、以下の構成が一般的です。

<本文の構成>
----------------------------------------------------------------
①宛先・宛名
②挨拶
③内容・本題
④締め
⑤署名
----------------------------------------------------------------


【宛先・宛名】
「株式会社」などの法人格は省略せずに、企業の正式名称を一番最初に記載します。そして、一段下げて、宛先担当者様の部署名と氏名を記載します。

例:
----------------------------------------------------------------
株式会社◯◯
人事本部 ▲▲様
----------------------------------------------------------------

【挨拶】
初めての連絡の場合は「お世話になります。」、2回目以降の連絡の場合は「お世話になっております。」が一般的です。その後に自分の所属と名前を記載しましょう。

例:
----------------------------------------------------------------
お世話になります。◯◯大学3年の▲▲です。
----------------------------------------------------------------

【内容・本題】
挨拶のあとに「◯◯の件について、ご連絡です。」と、端的に要件を続けましょう。詳細については、シチュエーション別に後述します。

【締め】
相手に対して、忙しい中メールを確認してくださったことに対する感謝の気持ちを伝えたり、忙しい中ご依頼をしていることに対して申し訳なく思っている気持ちを伝えたりしましょう。

例:
----------------------------------------------------------------
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
ご確認の上、ご回答いただけますと幸いでございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
----------------------------------------------------------------


【署名】
署名は、いわば「名刺の代わり」です。
あなたの名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。本文との境界が分かりやすいように、「-」や「=」等を用いてシンプルな線を入れる場合がほとんどです。

例:
----------------------------------------------------------------
本文本文本文本文本文本文本文
本文本文本文本文本文本文本文

====================================
田中 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
====================================
----------------------------------------------------------------

2-3-1.キラキラなアドレスは避けよう

メールアドレスの@より前は自由に設定しているかと思いますが、幼稚な印象や素行が悪そうな印象を与えるメールアドレスは避けましょう。

例:
----------------------------------------------------------------
aya-love-tatsuki@xxxx.co.jp(ラブラブ系)
gambling-love@xxxx.co.jp(ギャンブル大好き系)
xoxo-atsushi-xxxx@xxxx.com(装飾系)
----------------------------------------------------------------

2-3-2.基本的に色文字や太字などの装飾はしない

ビジネスメールでは、基本的に色文字や太字などの装飾は行いません。
もちろん、社会人の中ではこれらを使用する方もいらっしゃいますが、相当慣れていないと逆に読みにくくなってしまいます。

また、社会人の中には「正式なビジネスの場で、太字や色文字はふさわしくない」と考えている人も少なからずいます。IT系ベンチャー企業ならば、こういった人は少ない傾向にありますが、金融機関やコンサル系の企業ではこの傾向が強いです。

よって、色文字や太字などの装飾はしない方が無難でしょう。

2-3-3.【スマホの落とし穴】改行や段落分けは適切にしよう

スマホでメールを送る際は特に注意が必要です。
皆さんが連絡を取る採用担当者の多くは、メールの確認をPCで行なっています。よって、自分のスマホでは読みやすい改行や段落分けになっていたとしても、PCでは読みにくいケースが多々あります。

これを避ける方法は、「一文ずつ改行を入れる」です。PCのメーラーの場合、表示できる横幅がスマホよりも長いため、改行がない長い一文は、一行や二行で表示されてしまいます。よって、長い一文の場合は、25文字程度で改行をいれたり、3~4行ごとに行間を空けたり、PCでも読みやすくなる工夫をしましょう。

2-3-4.正しい敬語を使おう

メールは口での会話とは異なり、言葉の雰囲気が伝わりづらいため、正しい敬語や言葉遣いを使いましょう。よくある間違いを以下に記載します。間違いがないよう、細心の注意を払いましょう。

----------------------------------------------------------------
誤)了解です・分かりました
正)かしこまりました・承知致しました

誤)御社(口語表現)
正)貴社(文語表現)

誤)一旦
正)ひとまず

誤)とりあえず
正)取り急ぎ

誤)させていただきます(二重敬語)
正)致します

誤)よろしかったでしょうか(確認に過去形は不適切)
正)よろしいでしょうか
----------------------------------------------------------------

2-3-5.相手の名前や会社名は正しく記載しよう

宛先の名称は、正式名称を記載するようにしてください。

株式会社を(株)と省略するのも避けましょう。また、宛先の方のお名前に難しい漢字が含まれている場合も細心の注意を払ってください。以下、よくある漢字間違いです。

例:
----------------------------------------------------------------
・浜、濱
・菅、管
・里、理
・裕、祐
----------------------------------------------------------------

2-3-6.メールは簡潔さが大事

メールにおいては、簡潔かつ明瞭に用件を伝えましょう。

先述しましたが、採用担当者は1日に何通ものメールが届いているため、読むのに時間がかかるメールは面倒に感じることが多いです。
逆に、「誰が」「どんな用件で」送ってきたのかがすぐに分かるような簡潔かつ明瞭なメールの場合、「この人のメールは凄く分かりやすくて、ビジネススキルが高そうだ」という高評価に繋がる可能性があるでしょう。

3.就活シチュエーション別メール例文を紹介!

ここからは、具体的なシチュエーション別にメールの例文をご紹介します。完璧にメールを使いこなして、円滑に採用担当者とコミュニケーションを取りましょう。

3-1.面接の日程調整/希望日を伝える

就活中、メール連絡が必要になる理由として一番多いのは「面接の日程調整」です。しかし、面接の日程調整と言えど様々なパターンがありますよね。今回は全パターンの例文をご紹介します。

3-1-1.企業が指定する面接日程に参加できる場合

例:
----------------------------------------------------------------
件名:Re:三次面接のご案内
(※Gmailなどのメーラーで「返信」を押した際に自動で表示される「Re:」はそのまま残しておきましょう。)

本文:
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部3年の田中太郎です。

この度は、ご連絡をいただき誠にありがとうございます。
それでは下記日程にて、貴社へお伺いします。

日時:6月3日(火)13:00
場所:貴社新宿オフィス
住所:東京都新宿区◯◯0-0-0 テンプレートタワー3F
(※再確認の意味も込めて、日時に加えてお伺い先の場所と住所を記載しましょう。)

ご貴重なお時間をいただき恐縮ではございますが、
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
====================================
田中 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
====================================
----------------------------------------------------------------

3-1-2.企業が指定する面接日程に参加できない場合

例:
----------------------------------------------------------------
件名:Re:三次面接のご案内

(※Gmailなどのメーラーで「返信」を押した際に自動で表示される「Re:」はそのまま残しておきましょう。)

本文:
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部3年の田中太郎です。

この度は、ご連絡をいただき誠にありがとうございます。
是非、次回の面接に参加したく存じます。

しかし、大変恐縮ではございますが、
いただいた日程では参加することが難しい状況です。

つきましては、以下の候補日から
再度日程のご調整をいただけないでしょうか。

(1) 6月11日(月)15:00〜18:00終了迄
(2) 6月13日(水)10:00〜13:00終了迄
(3) 6月14日(木)終日可能
(※特に指定がない場合は、メールが届いた日を含めた2営業日以降の日程で3~5つほど、幅広い日時を提示しましょう。)

こちらの都合によるご依頼となり大変恐縮ですが、
ご検討いただけますと幸いでございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
====================================
田中 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
====================================
----------------------------------------------------------------

3-1-3.こちらから面接日程を伝える場合

例:
----------------------------------------------------------------
件名:Re:三次面接のご案内

(※Gmailなどのメーラーで「返信」を押した際に自動で表示される「Re:」はそのまま残しておきましょう。)

本文:
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部3年の田中太郎です。

この度は、ご連絡をいただき誠にありがとうございます。
是非、次回の面接に参加したく存じます。

面接の日程についてですが、
以下の候補日からご指定いただけますと幸いです。

(1) 6月11日(月)15:00〜18:00終了迄
(2) 6月13日(水)10:00〜13:00終了迄
(3) 6月14日(木)終日可能
(※特に指定がない場合は、メールが届いた日を含めた2営業日以降の日程で3~5つほど、幅広い日時を提示しましょう。)

もし、上記日程にてご調整が難しい場合につきましては、
別日程をご提示いたしますので、お申し付けくださいませ。
何卒よろしくお願い申し上げます。
====================================
田中 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
====================================
----------------------------------------------------------------

3-2.面接の日程を変更する

このケースは、いくつか注意が必要です。

①メールの前に必ず電話すること
一度決まった面接の日程を、こちら側の都合で変更したい場合に送るメールです。こちら側の都合による日程変更は、相手側に迷惑をかけることになりますので、誠意を見せるためにも、まずは「電話」で連絡するようにしましょう。

②担当者が不在だった場合のみメールすること
電話した結果、担当者が不在だった場合のみ、メールでご連絡するようにしましょう。

③電話する際、「担当者の戻り時間」を聞いておこう
また、その際には「担当者様はいつ頃お席にお戻りのご予定でしょうか。」と質問しておきましょう。日程変更の依頼メールをお送りした後、再度お電話を差し上げる方が確実に日程変更ができるので、次にお電話する時間を間違えないようにするためです。

④電話の前にメールをして良いケースもある
例外として、面接前日の夜遅い時間に日程変更が必要になった場合は、最初にメールを送りましょう。翌日の朝一番(応募企業の就業開始時間)に可能であれば電話しましょう。朝一番に電話できない場合は、当初予定していた面接開始時間を過ぎてもよいので、その日のうちに電話で謝罪しましょう。

例:
----------------------------------------------------------------
件名:【面接日程変更のお願い】◯◯大学 田中

(※簡潔かつ明瞭な件名にしましょう。)

本文:
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部3年の田中太郎です。

大変申し訳ございません。
6月8日13:00に予定しておりました面接についてですが、
急遽、参加が難しくなってしまいました。

本件について、先程お電話差し上げましたが、
ご不在とのことでしたので、
メールでのご連絡にて失礼いたします。

お手数をおかけして大変恐縮ではございますが、
以下の候補日より、再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

(1) 6月11日(月)15:00〜18:00終了迄
(2) 6月13日(水)10:00〜13:00終了迄
(3) 6月14日(木)終日可能
(※翌日以降の日程で3~5つほど、幅広い日時を提示しましょう。)

もし、上記日程にてご調整が難しい場合につきましては、
別日程をご提示いたしますので、お申し付けくださいませ。
念の為、後ほど再度お電話を差し上げます。

お手数をおかけして大変恐縮ですが、
ご検討いただけますと幸いでございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
====================================
田中 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
====================================
----------------------------------------------------------------

3-3.面接後のお礼

お礼メールについてはこちらの記事で詳細に紹介しています。

・「面接後のお礼メール」は、面接官の評価をあげるのか?
・「お礼メール」を送るべきタイミングは?
・面接の後にいちいち送るべき?
・就活・面接後で送るお礼メール書き方のポイントと例文
・就活でお礼メールを送る時間帯について
・その他の面接マナーも復習しておこう

上記について、詳しくまとめていますので、興味のある方はご覧ください。

3-4.面接を辞退する

例:
----------------------------------------------------------------
件名:【面接辞退のご連絡】◯◯大学 田中

(※簡潔かつ明瞭な件名にしましょう。)

本文:
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部3年の田中太郎です。

メールでのご連絡にて失礼致します。

大変申し上げにくいのですが、
諸般の事由により、次回の面接を辞退させて頂きたく、
ご連絡差し上げました。

現在に至るまで、貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、
誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

====================================
田中 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
====================================
----------------------------------------------------------------

<ポイント>
①辞退する理由を詳細に説明する必要はありません。
理由をお伝えすると、その理由について根掘り葉掘り聞かれ、断りづらい状況に追い込まれかねません。

②早めに連絡しましょう。
意外と世間は狭いです。あなたが社会人になってから、就活中に出会った人事担当者と一緒に仕事をする機会が出てくるかもしれません。未来のためにも、失礼のない対応をしましょう。

3-5.面接結果を問い合わせる

例:
----------------------------------------------------------------
件名:【●月○日_面接結果のご確認】◯◯大学 田中

(※簡潔かつ明瞭な件名にしましょう。)

本文:
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
●月○日△時より新卒採用面接をしていただきました、
◯◯大学◯◯学部3年の田中太郎です。

先日は面接のお時間を賜り、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、
面接の結果はいつまでにお知らせいただけるでしょうか? 
目安だけでもご教示いただけますと幸いです。

お手数をおかけして恐縮ですが、
ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
====================================
田中 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
====================================
----------------------------------------------------------------

<ポイント>
①本当に連絡が届いていないのか確認しましょう。
こちらのメールを送る前に、迷惑メールフォルダを含む受信フォルダの確認を行いましょう。また、着信履歴もチェックして、本当に企業からの連絡がなかった場合のみ、上記の確認メールを送りましょう。

②初めに面接のお礼を述べましょう。

③基本的には送らない。
別企業からの内定を保留にしていて、
・内定承諾するかしないかの判断を連絡先企業の結果次第で決める場合
かつ
・その報告期日が迫ってきている場合
などのケースに該当する際にこのメールを送りましょう。

3-6.内定承諾する場合の返信

例:
----------------------------------------------------------------
件名:Re;【面接結果のご連絡】◯◯

(※Gmailなどのメーラーで「返信」を押した際に自動で表示される「Re:」はそのまま残しておきましょう。)

本文:
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部3年の田中太郎です。

この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
貴社からの内定を謹んでお受けします。

これまでの経験を生かし、
貴社の戦力としていち早く貢献できるよう努力して参ります。
これからどうぞよろしくお願い申し上げます。

貴社の皆さまと一緒に働ける日を心より楽しみにしております。
まずは御礼方々、ご挨拶を申し上げます。
====================================
田中 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:080-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
====================================
----------------------------------------------------------------

4.最後に

いかがだったでしょうか。冒頭でも述べましたが、メールはあなたの印象を左右する重要なコミュニケーションです。適切な書き方で、採用担当者からの印象をよくしていきましょう。

優秀な内定者から、ES添削を受けませんか?

en-courageは日本最大のキャリア支援NPO法人です。全国47都道府県72大学で活動しており、2019卒の就活生は16,000人が利用しました。
en-courageでは、1年早く就職活動を終えた同じ大学の先輩が、ESの添削を行なっています。
ESを添削するのは、各業界の優秀な内定者。
自分の経験や実際に選考を通過した実績を踏まえて、あなたの書類選考通過を徹底サポートします。en-courageに登録して、メンターのES添削を受けて見ませんか?
ES添削を受ける