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コラム
2019/01/11

選考辞退はメール?電話?波風立てないお手本連絡方法とは

この記事を読んでいるあなた。就職活動は順調ですか? 多くの企業の選考を並行して受けていると、選考辞退したい、と感じることもあるでしょう。 そんな時に波風を立てないメールと電話での正しいお手本対応をお伝えします。
選考辞退はメール?電話?波風立てないお手本連絡方法とは

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選考辞退は正しくやれば問題はない

就職活動で選考を辞退したいと考えているあなた。
今まで自分の意思で受験していたために、辞退連絡を行うのが億劫になることもあるかもしれません。

実際、選考辞退連絡は一般的なマナーを守って連絡をすれば咎められることはありません。
理由としては、就活売り手市場の今や選考辞退はありふれた事象だからです。

例えば、採用人数が10人ほどの企業でも、その10人を見つけるために、何百、多いところは何千もの学生と選考で対峙し、コミュニケーションを取っています。

そう考えると、その中の一人の選考辞退連絡は小さなことに感じられませんか?

だからこそ、選考辞退意思がある時は、躊躇せず迅速に連絡することが重要です。

そして、選考辞退の連絡をするとき、まずはメールで連絡することをおすすめします。
何故なら、メールは文章が履歴として形に残るためです。

後々の事実確認等で、人事の視点からみると対応・処理が楽になります。
ただし、連絡が次回選考直前になってしまった、最終選考前だった等の理由から
連絡の緊急性や重要性が高い場合は電話での連絡を併せて行うことが望ましいです。

メールで選考辞退を伝えよう:具体的な方法

それでは、メールで選考辞退の連絡をする時の具体的な方法をお伝えします。

1.メールはいつ送るべき?

まず、選考辞退の連絡は、あなたの意思が決まった時点でできる限り早く連絡をしましょう。
企業の人事は採用選考が進んでいる期間中は非常に忙しく、多くの学生と面接官の日時設定も行いながら調整に頭を悩ませているのです。
選考の直前になって日時調整の難易度をあげて迷惑をかけるよりも、
できる限り早く辞退の連絡を心がけるようにしましょう。

また、メールを送ってはいけない時間帯はありません。
電話のように平日の昼間に掛けた方が良い、という制約はないためあなたの選考辞退意思が固まったタイミング、できる限り早くに送ることが望ましいです。

2.メールはどこに送るの?

これらが考えられます。
①人事の個人メールアドレス
②人事部や採用担当全般のメールアドレス
③エントリーサイトのお問い合わせフォーム

その企業の代表メールアドレスや全体お問い合わせフォームなどからの連絡は担当者へ伝わるのに時間がかかってしまう可能性が高いため避けましょう。

選考辞退メール例文

件名:新卒採用選考辞退のご連絡

株式会社○○
○○部 新卒採用担当 ○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部の○○です。

先日は、次回面接のご通知をいただきまして、誠にありがとうございました。
しかし、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく存じます。

理由としましては、他社様に内定をいただき、就職活動を終了させていただこうと考えてのことです。


貴重なお時間を割いて選考をしていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。
誠に身勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。
本来は、直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

==================

例文解説:
各ポイントの解説を入れていきます。
【宛名】個人名がわからない場合はご担当者様宛にします。
【流れ】どんな内容であろうと、まず名乗ってから本題に入るのがマナーです。
【流れ】同じくメールでのお約束として、名乗ったとは感謝を述べるのが一般的な流れです。その後に、簡潔に要件を伝えます。
【本題】理由を伝える段落では、よく使われやすい理由として、下記があります。
■他社様に内定をいただいたため、就活終了します。
■一身上の都合により働けなくなり 、就活を辞めざるを得なくなりました。
■もう少し検討を重ねてみようといった結論に達しました
どんな理由になろうと、できる限り丁寧な謝罪を心がけましょう。


また、こちらはあくまで例文となりますので、一例としてください。
メール上のマナーは守りながら、あなたの心のこもった文章で送ることが大事です。

選考辞退メールを送るときの注意点

メールリテラシーをチェックしましょう。

メールの表記方法を整えることも重要です。
全体の文章を記載し終わった後に、下記のチェックをしましょう。
①フォントの全体統一
②文字の大きさの全体統一
③改行位置がみやすいかどうか
④署名をつけたか
署名は自身の情報を示すためのメールマナーの一つです。
メール文章の最後に下記を付け加えておくとよい良いでしょう。
=======================
■大学・学部・学科・学年
■氏名
■メールアドレス
■携帯電話番号
■自宅電話番号
=======================

メール文章を作っている最中、文章にコピー&ペーストを使用したりすると文体が一部崩れてしまったり、バラバラになったりしてしまうことがあります。
目視では確認できなくても細部にそのような修正箇所があるかもしれないので
念のため、上記4ポイントは徹底するようにしましょう。

また、ここまで丁寧で礼儀正しいメールを送ることのできる就活生は実はあまりいません。
適当なメール、電話で選考辞退連絡をする学生も多いです。
しかし、最後だからと適当に連絡するのではなく、終わりまでしっかりとした対応ができるようになり他の就活生との差をつけましょう。

電話で辞退連絡を伝えよう:具体例

次は、電話での選考辞退連絡方法をお伝えします。
前項でお伝えした通り、
・次回選考直前など緊急度の高いタイミング
・最終選考前など重要度の高いタイミング
には、メールと併せて電話連絡を行うことが重要です。

1、どこに電話連絡するべき?

下記が例として考えられます。
①人事の個人電話番号
②採用事務局の電話番号
③企業の代表番号(上記がどうしても見つからなかった場合)

2、選考辞退電話トーク例文

お忙しいところ失礼致します。
私、◯◯大学の◯◯と申します。
新卒採用面接の件でお電話致しました。
お手数ですが、人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか。

◯月◯日◯時より面接に伺うお約束をしております、◯◯大学の◯◯と申します。
先日は、次回面接のご案内をいただき、ありがとうございました。

ただいま、お時間宜しいでしょうか。

本日は、◯◯の理由により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を致しました

お忙しい中、貴重なお時間を割いて、面接をしていたいだたにも関わらず、このようなお返事となって、大変申し訳ございませんでした。

では、失礼致します。

==========-

例文解説:
各ポイントの解説を入れていきます
【流れ】電話連絡は個人番号でない限り、最初は出た相手に取り次いでいただく必要があります。まず名乗り、要件と相手の名前を伝えましょう。電話の基本ルールです。
【流れ】取り次いでもらって、相手が出たら、再度名乗り、お礼をします。
【流れ】名乗ったあとははじめに時間の合意を取っておくとより丁寧です。その後、電話の目的を簡潔に最初に伝えます。
【電話の終え方】ガチャっと切らないように気をつけてください。


これが電話のルールに乗っ取った基本的な一連の流れになります。
他にも次回選考前日など緊急度の高い場合は直前の連絡になったことも併せて謝罪するなど、あなたが悔いを感じているということをしっかり伝えられるようにしましょう。

また、メールを送ったが返信がなくて電話連絡した場合
「◯月◯日の◯時頃にメールを差し上げたのですが、返信がなかったため念のためご連絡しました」などといった枕詞を使用することが望ましいです。

一度辞退しても、再度選考にのれることもある!?

前項の通り、メールと電話の連絡によって辞退の連絡は終了です。
これらのマナーを守っていれば、企業に悪い印象がつくことはないでしょう。

最後に選考辞退に関する筆者の友人の体験談をお伝えします。
就活時、選考辞退した企業に対して、別企業の内定辞退後に連絡をし直し、
もう一度選考に乗って内定を勝ち取った友人の話です。
これを読めば、選考辞退の連絡は躊躇する必要がないと、わかるでしょう。

その友人は大学3年生の2月にA企業から内定をもらい、B企業の選考を翌月に辞退しました。
その際、選考辞退連絡はfacebookのメッセンジャーで直接人事に「A企業に行くことにした」と伝えたとのことです。

その後、大学4年生の10月にA企業の内定式で仲間間の雰囲気に違和感を感じ、
その2日後に電話にて内定辞退をしました。

そして、その内定辞退連絡の1日前に友人が行ったのがB企業への再連絡です。
「19卒の選考枠はまだ残っていますか?」というやりとりからA企業を内定辞退を予定していることを伝え、「もう一度面談しませんか?」とお誘いをいただいたそうです。

そして、その後数回面談・面接を内定式から2週間のうちに進め、
以前一度選考辞退したB社に内定をいただいたとのことです。

現在、就職活動は学生の売り手市場です。
選考辞退や内定辞退はレアなケースではありません。
辞退後に再度選考にのることもありうるのが現状です。

選考辞退1回1回で深く悩み込んでしまうのではなく、
躊躇せず、辞退する時は辞退、続けるなら続ける決断をし、就活を進めていきましょう。

選考辞退をメールでする時は失礼のないようにやろう

この記事の要所をまとめます。
①選考辞退の連絡はメールで行い、状況によって電話連絡も行う。
②メールや電話はそれぞれのマナーにのっとった連絡をすることが大事

選考辞退連絡はメール・電話で正しく行い、あなたのキャリア選択を納得のいくものにしましょう。

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