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コラム
2018/11/22

内定辞退の期限はいつまで?マナーを守って誠実な対応をしよう

厳しい就活に耐えて、晴れて希望の企業から内定を得られた時、困った問題が生じます。既に内定の連絡があった企業への「内定辞退」の連絡です。就活で起こりがちな内定辞退に対する疑問を解決すべく、期限やそれにまつわる法律、伝え方に関してご説明します。
内定辞退の期限はいつまで?マナーを守って誠実な対応をしよう

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就活で「内定辞退」をしたい場合はどうすればいい?

ある会社に内定を貰ったけど、本命の会社から内定を貰ったから、内定辞退をしたい。

内定辞退をしたいけど、どんな風に連絡をすればいいだろう?期限はあるのかな?

内定自体をする際に、怒られるなんて噂も聞いたことがある…。

そんな「内定辞退」の問題、就活の終わり頃になると直面する人も多いかもしれません。

当記事では、内定自体にまつわる様々な疑問にお答えしていきます!

法律では、内定辞退の期限はどう定められているの?

まず、内定辞退の期限について、考えてみましょう。

本命の会社の内定が出るまで、他の会社の内定を保持することはできるのか、そんな風に迷った人も多いのでは。

内定辞退に関する法律を確認すると、民法627条1項に記載されています。

その内容は「事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」となります。

つまり、就業を開始する2週間前までに申し出れば、内定辞退をすることができると言うことになります。

企業から訴えられる心配もありません。

就活で内定をもらった時に提出する場合が多い「内定承諾書」については、法的な拘束力はなく、企業と学生との約束の意味合いが強い書面になります。内定承諾書には、企業が内定を出したこと、学生が内定を受けることを約束する文章が書かれる場合が多いです。

しかし、繰り返しになりますが、法的にペナルティが生じることはありません。職業選択の自由がある限り、あなたは入社の2週間前であれば、自由に企業側に内定辞退を申し出ることができるのです。

▼新卒採用担当者様へ。内定辞退が起きる理由について上位校学生6人に聞きました。

内定辞退の期限、マナーの面も考えると…。

先ほどもお話ししたように、法律上は、入社の2週間前までなら内定辞退が可能です。

しかし、就活における内定辞退には志望した企業に多大な迷惑がかかることには変わりありません。

そのため、就活の一般的常識としては、内定式の前までに内定辞退をすることが望まれます。これが一般的な内定自体の期限と言えるかもしれませんね。

多くの場合、企業では就活において全ての選考を終え、入社の準備を整える段階で内定式が催されます。そこには内定者が一同に会します。「企業と学生の双方で、入社の意思を確認した」とみなされる式となっているので、この日が来る前に、内定辞退を申し出ることが一般的な常識となっています。

内定式を終えると、本格的に内定者研修を行ったり、内定者のために懇親会を開く企業も少なくありません。そのため、内定辞退の報告が遅れるほど、企業に与える影響は大きくなります。

内定辞退は、企業側にとって不測の事態であり、入社の準備や採用のスケジュールにも影響する重大な出来事です。

お世話になった企業にも迷惑をかけないよう、何か特別な理由なく内定辞退をしたい場合は、できるだけ早く連絡をすることが望ましいですね。

ここまでで、内定辞退をする時期のマナーを確認しました。早めに連絡したほうがいいとはいえ、新卒採用は人生で一回。後悔したくありませんよね。そこで、内定辞退を行う際のマナーについてを解説します。

電話で内定辞退を伝える場合の注意点

まずは、電話を使って内定辞退を伝える場合の注意点をご説明します。

トークスクリプトとそのポイントもご説明するため、是非参考にしてください。

注意点は、時間帯・場所・声・言葉遣いの4つです。それぞれについてご説明します。

1つ目の注意点は、時間帯です。電話をかける時間帯に注意しましょう。当たり前ですが、電話をかける相手は、社会人であり、いつでもかけて良いと言うわけではありません。企業の営業日中、業務が比較的忙しくない時間帯を狙ってください。具体的には、一般的な場合、朝の10時台と昼であれば14時から16時までの時間帯が最も良いとされます。

2つ目の注意点は、場所です。電話をかける場所に注意しましょう。内定辞退という大事な報告ですから、スムーズに伝わるようにしましょう。鉄道沿線や駅構内などの周りが騒がしい所からかけることは避けましょう。雑音が入り相手に聞こえにくくなります。そのため、静かな場所を選んで電話をかけるようにしてください。

3つ目の注意点は、声です。電話をかける声に注意しましょう。相手に聞き取りやすいよう、適切な音量とはきはきした言葉遣いを心がけるようにしてください。

4つ目の注意点は、言葉遣いです。話をする時の言葉遣いに注意しましょう。特に、謙譲語と尊敬語の混同には注意が必要です。電話は、実際に会って話す場合よりも、表情や身振り手振りによる情報が相手に伝わらないため、より言葉遣いが相手の印象を左右しやすくなります。

上記を踏まえて、以下のスクリプトを参考にしてください。

電話で内定辞退を伝えるトークスクリプト

『こんにちは。先日内定のご連絡をいただきました〇〇大学〇〇学部の○○と申します。

恐れ入りますが、人事部のご担当〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

(電話が担当者に代わる)

お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学〇〇学部の○○と申します。

先日は、内定のご連絡をいただきありがとうございました。

本日は、内定の辞退をさせて頂きたくご連絡いたしました。 〇〇様には説明会時からお世話になり大変申し訳なく思っております。 ご迷惑をおかけし申し訳ありません。

(先方から了承の返事がある)

お忙しい中、ご丁寧にご対応をいただきありがとうございました。それでは、失礼いたします。』

以上のトークスクリプトのポイントは、名乗り・謝罪と感謝の意を示すことの2点です。

1点目のポイントは、名乗りです。電話をかけたらまず1番初めに自分の名前を名乗るようにしましょう。電話口の担当者が変わった場合も、改めて自分から名乗るようにしてください。

2点目のポイントは、謝罪と感謝の意を示すことです。就活における内定辞退は、志望した企業に迷惑がかかるため、謝罪の気持ちを表すことが大切です。また、これまで説明会や面接の場でお世話になったことへの、感謝の意も忘れずに伝えるようにしましょう。

メールで内定辞退を伝える場合の注意点

次に、メールを使って内定辞退を伝える場合の注意点をご説明します。件名・言葉遣い・分かりやすく簡潔な文章の3点です。


1点目の注意点は、件名です。企業の担当者は、就活や他の業務に関するものなど、1日に何件ものメールを受信しています。メールをチェックする作業も膨大となり大変です。そのため、送信するメールが、他のメールに埋もれて見過ごされてしまわないように、件名には注意するようにしてください。具体的には、「【〇〇大学〇〇(名前)】内定辞退のご連絡」など、差出人と要件を簡潔に記載すると良いでしょう。


2点目の注意点は、言葉遣いです。特に、謙譲語と尊敬語の混同に注意しましょう。メールは、対面でのコミュニケーションと比較して、表情や身振り手振りによる情報がない分、書かれた文章が相手に与える印象を大きく左右します。謙譲語や尊敬語が使われていなければ、無礼な印象を相手に与えかねません。


3点目の注意点は、分かりやすく簡潔な文章です。メールの本文は、分かりやすく簡潔な文章で構成するようにしましょう。なぜなら、企業の担当者は1日に多くのメールを処理しなければならないため、短時間で要件が掴めることが重要だからです。長々と文章を綴ると、相手が理解しにくいだけでなく、無礼な印象を与えかねません。


では、メールで内定辞退を伝える場合のトークスクリプトとそのポイントをお伝えします。

メールで内定辞退を伝えるトークスクリプト
件名:【〇〇大学〇〇(名前)】内定辞退のご連絡
本文:
〇〇株式会社 人事部
〇〇様

こんにちは。私は先日内定をいただきました〇〇大学〇〇学部〇〇です。
先日は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。

貴社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
ご担当の〇〇様には説明会時からお世話になり、大変申し訳なく思っております。
ご迷惑をおかけし申し訳ありません。

末筆ながら、貴社益々のご発展をお祈り致します。

〇〇(署名)

以上のトークスクリプトのポイントは、文の構成・謝罪と感謝の意を示すことの2点です。


1点目のポイントは、文の構成です。メールには、ビジネス上守らなければならない文章構成のルールがいくつか存在します。正しい文章構成のメールを作成するようにしてください。

具体的には、一番初めに相手の名前を記載すること・次に、挨拶と名乗りをすること・要件を簡潔に示すこと・文末に挨拶をすること・最後に署名を記載することです。


2点目のポイントは、謝罪と感謝の意を示すことです。就活における内定辞退はどの時点においても、企業にとって迷惑がかかることです。そのため、内定辞退をすることに対する企業への謝罪の意を示すことを忘れないようにしましょう。

また、就活中、説明会や選考時に企業にお世話になったことに対する感謝の意も忘れず書き記すようにしてください。

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