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コラム
2018/11/22

内定辞退の期限はいつまで?マナーを守って誠実な対応をしよう

厳しい就活に耐えて、晴れて希望の企業から内定を得られた時、困った問題が生じます。既に内定の連絡があった企業への「内定辞退」の連絡です。就活で起こりがちな内定辞退に対する疑問を解決すべく、期限やそれにまつわる法律、伝え方に関してご説明します。
内定辞退の期限はいつまで?マナーを守って誠実な対応をしよう

内定辞退の期限はいつまで?

内定辞退の期限はいつまでなのでしょうか?法律上は、入社の2週間前までなら内定辞退が可能です。しかし、就活における内定辞退には企業に多大な迷惑がかかります。そのため、就活の一般的常識としては、内定式の前までに内定辞退をすることが望まれます。さらに、マナー上最適であると言える内定辞退の期限は、即日から遅くとも5日後までとなります。それぞれについて、以下に詳細をご説明します。


1つ目は、法律上の期限である「入社の2週間前まで」です。例えば、4月1日が入社日の企業の場合、その日の2週間前までに内定辞退を申し出れば、法律上問題ありません。


2つ目は、就活の一般常識である「内定式の前まで」です。多くの企業では、就活において全ての選考を終え、入社の準備を整える段階で内定式が催されます。そこには内定者が一同に会します。「企業と学生の双方で、入社の意思を確認した」とみなされる式となっているので、この日が来る前に、内定辞退を申し出ることが一般的な常識となっています。


3つ目は、マナー上最適である「即日から遅くとも5日後まで」です。内定辞退は、企業側にとって不測の事態であり、入社の準備や採用のスケジュールにも影響する重大な出来事です。そのため、連絡が遅くなればなる程、企業に迷惑がかかってしまいます。マナー上最適と言えるのは、企業側として方向修正が可能な、即日から遅くとも5日後まででしょう。

内定辞退の期限について、法律はどうなっている?

内定辞退の期限について、法律ではどうなっているのでしょうか?企業と学生間の「内定」について関わる法律は、民法上の雇用契約に関する記載になっています。

その内容は、「雇用契約は、解約を申し出ることができ、その場合、申し出の2週間で解約になる」となっています。つまり、入社の2週間前までに内定辞退を申し出れば、法律上なんら問題がないのです。法律では、意外にも直前までの内定辞退が認められているのです。

直前に内定辞退を申し出ると、企業側に迷惑がかかるため難色を示される場合もあります。しかし、法律には触れないことから、企業から訴えられることもないので、安心するようにしましょう。


就活で内定をもらった時に提出することが多い「内定承諾書」については、法的な拘束力はなく、企業と学生との約束の意味合いが強い書面になります。内定承諾書には、企業が内定を出したこと、学生が内定を受けることを約束する文章が書かれる場合が多いですが、違反した場合でも、法的にペナルティが生じることはありません。


職業選択の自由がある限り、学生側は入社の2週間前であれば、自由に企業側に内定辞退を申し出ることができるのです。

電話で内定辞退を伝える際の注意点

ここからは、実際に内定辞退を企業側に伝える際に注意したいことをご紹介します。また、トークスクリプトとそのポイントもご説明するため、是非参考にしてください。まずは、電話を使って内定辞退を伝える際の注意点をご説明します。


注意点は、時間帯・場所・声・言葉遣いの4つです。それぞれについてご説明します。


1つ目の注意点は、時間帯です。電話をかける時間帯に注意しましょう。企業の営業日中、業務が比較的忙しくない時間帯を狙ってください。具体的には、一般的な場合、朝の10時台と昼であれば14時から16時までの時間帯が最も良いとされます。


2つ目の注意点は、場所です。電話をかける場所に注意しましょう。周りが騒がしい所からかける場合、雑音が入り相手に聞こえにくくなります。そのため、静かな場所を選んで電話をかけるようにしてください。


3つ目の注意点は、声です。電話をかける声に注意しましょう。相手に聞き取りやすいよう、適切な音量とはきはきした言葉遣いを心がけるようにしてください。


4つ目の注意点は、言葉遣いです。話をする時の言葉遣いに注意しましょう。特に、謙譲語と尊敬語の混同には注意が必要です。電話は、実際に会って話すよりも、表情や身振り手振りによる情報が相手に伝わらないため、より言葉遣いが相手の印象を左右しやすくなります。

では、電話で内定辞退を伝える際のトークスクリプトとそのポイントをお伝えします。

電話で内定辞退を伝えるトークスクリプト


『こんにちは。先日内定のご連絡をいただきました〇〇大学〇〇学部の○○と申します。

恐れ入りますが、人事部のご担当〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?
(電話が担当者に代わる)
お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学〇〇学部の○○と申します。

先日は、内定のご連絡をいただきありがとうございました。

本日は、内定の辞退をさせて頂きたくご連絡いたしました。
〇〇様には説明会時からお世話になり大変申し訳なく思っております。

ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
(先方から了承の返事がある)

お忙しい中、ご丁寧にご対応をいただきありがとうございました。それでは、失礼いたします。』

以上のトークスクリプトのポイントは、名乗り・謝罪と感謝の意を示すことの2点です。


1点目のポイントは、名乗りです。電話をかけたらまず1番初めに自分の名前を名乗るようにしましょう。電話口の担当者が変わった場合も、改めて自分から名乗るようにしてください。


2点目のポイントは、謝罪と感謝の意を示すことです。就活における内定辞退は、企業に迷惑がかかるため、謝罪の気持ちを表すことが大切です。また、これまで説明会や面接の場でお世話になったことへの、感謝の意も忘れずに伝えるようにしましょう。

メールで内定辞退を伝える際の注意点

次に、メールを使って内定辞退を伝える際の注意点をご説明します。件名・言葉遣い・分かりやすく簡潔な文章の3点です。


1点目の注意点は、件名です。企業の担当者は、就活や他の業務に関するものなど、1日に何件ものメールを受信しています。メールをチェックする作業も膨大となり大変です。そのため、送信するメールが、他のメールに埋もれて見過ごされてしまわないように、件名には注意するようにしてください。具体的には、「【〇〇大学〇〇(名前)】内定辞退のご連絡」など、差出人と要件を簡潔に記載すると良いでしょう。


2点目の注意点は、言葉遣いです。特に、謙譲語と尊敬語の混同に注意しましょう。メールは、対面でのコミュニケーションと比較して、表情や身振り手振りによる情報がない分、書かれた文章が相手に与える印象を大きく左右します。謙譲語や尊敬語が使われていなければ、無礼な印象を相手に与えかねません。


3点目の注意点は、分かりやすく簡潔な文章です。メールの本文は、分かりやすく簡潔な文章で構成するようにしましょう。なぜなら、企業の担当者は1日に多くのメールを処理しなければならないため、短時間で要件が掴めることが重要だからです。長々と文章を綴ると、相手が理解しにくいだけでなく、無礼な印象を与えかねません。


では、メールで内定辞退を伝える際のトークスクリプトとそのポイントをお伝えします。

メールで内定辞退を伝えるトークスクリプト
件名:【〇〇大学〇〇(名前)】内定辞退のご連絡
本文:
〇〇株式会社 人事部
〇〇様

こんにちは。私は先日内定をいただきました〇〇大学〇〇学部〇〇です。
先日は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。

貴社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
ご担当の〇〇様には説明会時からお世話になり、大変申し訳なく思っております。
ご迷惑をおかけし申し訳ありません。

末筆ながら、貴社益々のご発展をお祈り致します。

〇〇(署名)

以上のトークスクリプトのポイントは、文の構成・謝罪と感謝の意を示すことの2点です。


1点目のポイントは、文の構成です。メールには、ビジネス上守らなければならない文章構成のルールがいくつか存在します。正しい文章構成のメールを作成するようにしてください。

具体的には、一番初めに相手の名前を記載すること・次に、挨拶と名乗りをすること・要件を簡潔に示すこと・文末に挨拶をすること・最後に署名を記載することです。


2点目のポイントは、謝罪と感謝の意を示すことです。就活における内定辞退はどの時点においても、企業にとって迷惑がかかることです。そのため、内定辞退をすることに対する企業への謝罪の意を示すことを忘れないようにしましょう。

また、就活中、説明会や選考時に企業にお世話になったことに対する感謝の意も忘れず書き記すようにしてください。

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