ARTICLE
記事詳細

コラム
2019/01/13

内定辞退を伝えるメールの書き方は?例文で徹底解説

いくつもの面接を乗り越え、複数の企業から内定をもらえたときは嬉しいですが、残念ながら選べるのは1社だけです。他の企業は内定辞退をしないといけません。今回は内定辞退をメールで連絡する方法を解説していきます。ぜひ参考にしてみて下さいね。
内定辞退を伝えるメールの書き方は?例文で徹底解説

内定辞退をメールで伝えるメリットとは?

「そもそも内定辞退の連絡をメールで送っていいのか」「メールだと非常識?電話の方が良い?」など、内定辞退メールが企業にどんな印象を与えるが分からない就活生も多いでしょう。

内定辞退を企業に連絡する方法として「電話」「メール」「手紙」と3つの方法があります。メールでの連絡が一番軽い感じがして避けたほうがいいのでは?と思うかもしれません。しかし、実は企業側にとってメールで受け取ることはメリットでもあります。

●処理がラク
採用数が多い企業ですと、その分内定辞退数も多い。何十人、何百人と応募者の管理をすることは大変なことです。電話連絡だと、電話で内容を聞きながらメモをとり、更にその後に処理をする手間が発生します。また、朝礼時やお昼時など忙しい時間帯だったり席を外sときに電話をすると、迷惑となる可能性があります。

●送った形跡が残せる
内定辞退をメールで送ったのであれば必ずデータとして形を残せます。氏名・大学名・連絡先をしっかり記載すれば一目瞭然で連絡漏れが起きることはありません。電話の場合、直接採用担当者が出てくれるとは限りません。

採用担当者が不在の場合別の社員の方が代理として伝言を預かることもあります。その場合、もし仕事が立て込んでいてうっかり伝えるのを忘れたり、メモ書きをデスクに置いたつもりが他の書類と紛れてうまく伝わらない事態も発生する可能性はあります。そう考えるとメールという手段は確実です。

内定辞退のメール連絡は失礼?メールと電話の使い分け方

ここまでは、内定辞退をメールで連絡するメリットについて解説しました。

しかし、

「メールと電話、どちらが連絡手段として適切かな…?」

「メールで連絡するのは、失礼かな…?」

と悩む就活生の方も多いのでは?

そこで、内定辞退を電話で伝えるべきケースについて説明します。

注意点① 急を要する場合は電話で連絡した方が良い
企業側から内定の返事の期日が短く指定された場合は早く内定辞退を連絡した方がよいでしょう。その場合は即効性の高い電話で連絡すべきです。

目安として、内定承諾の期限まで、5日未満の場合はメールで内定辞退を連絡。内偵保留の期限まで、3日未満の場合は、電話で内定辞退を連絡するべきでしょう。


注意点② 内定の知らせが電話連絡できたときは、メールで連絡する
企業側から電話で連絡を受けたのであれば電話で返すのがマナーです。内定連絡を受けたときに、電話をかける時間帯や今後の連絡手段について確認しましょう。

そのときに、連絡手段は電話とメールどちらでも構わないもしくは、連絡手段を聞いてメールでも大丈夫であればメールでの内定辞退を送ることも特に問題はありません。企業側から連絡手段について何も言われなければ電話で連絡しましょう。

注意点③ 内定承諾後の辞退は、電話で連絡する

内定辞退を決めたらすぐ連絡をするのは、大原則。一方で、内定承諾後の内定辞退は、連絡の迅速さという観点から電話で連絡することが理想でしょう。

企業側は採用人数を決めてそれに沿って面接などの選考スケジュールを進めています。もし、内定承諾後に辞退者が多数出た場合は、採用計画に狂いが生じます。その結果穴を埋めるために新たに募集をかけ面接や、企業の今後の事業にも影響を及ぼします。

また、内定式が行われた10月以降になれば就職活動をしている学生の母数自体もかなり減るため、入社ギリギリで内定辞退を申し出たとしたら、採用活動すら行えません。

面接するにも時間がかかります。内定を辞退するからとその後の対応を怠たるべきではありません。なるべく企業に迷惑をかけないよう、内定承諾後の辞退は速やかに連絡を入れましょう。

内定辞退メールの書き方は?

内定辞退メール書き方のポイント① 簡潔に伝える

メールで送る際は簡潔に伝えることを意識して下さい。いくらメールで相手の都合のいい時間に見てもらえるとはいえ、内容を確認するのに時間を割きます。

あまりにもダラダラと読みづらい内容だったり、長文メールを送ってしまうとかえって迷惑になります。件名に既に内定辞退のメールだと伝えているので、内容も簡潔にシンプルに送ることが望ましいです。

内定辞退メール書き方のポイント② 結論から述べる
まずは結論から述べて下さい。理由はその後に簡単に伝えましょう。あれこれと細かく内定辞退の理由を伝えなくて大丈夫です。企業側も辞退理由はそこまで重視しません。

内定辞退メール書き方のポイント③ 内定へのお礼と謝罪の言葉を述べる
辞退のメール文の中に、内定を頂いたお礼と、辞退への謝罪の言葉はしっかり告げて下さい。今まで何度も面接の時間を割いてくれたことや、自分を評価して選んでくれたことは事実として間違いありません。

内定辞退のお知らせは、企業側からするとあまり気持ちのいいものではありません。メールでの返信は電話より感情が伝わりずらいものなので、相手の気持ちを考えて、より丁寧なメールで書くことを意識しましょう。

内定辞退メールの書き方【例文】

上記でメールで内定辞退をする際の注意点をいくつか挙げてきました。では、次に具体的なメールの例文をみましょう。

件名:内定辞退のご連絡(◯◯大学 氏名)
本文:
○○株式会社 人事部
人事部長 ○○様

いつもお世話になっております。
◯◯大学▲▲▲学部 □□□です。
先日は内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。
ご多忙かと思いましたので、メールにて失礼いたします。

改めまして、この度は内定のご連絡をいただき、誠に感謝申し上げます。
貴社より内定をいただけましたことはとてもうれしく思っておりますが、大変恐縮ながら、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
最後まで悩みましたが、自身の適性や今後目指したい道などを考慮した結果、他の会社への入社を決意しました。

せっかくのお話を辞退させていただくことを心よりお詫び申し上げます。
また貴重なお時間を割いて選考をしていたただいただけでなく、貴社の皆さまには大変お世話になりましたことを、心より感謝いたします。

また◯◯様をはじめ、採用に関わってくださった関係者の皆さまには、心より感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

(署名)
氏名
所属大学名
連絡先(電話番号)
メールアドレス

いかがでしょうか。上記例文を元にポイントを解説していきます。

内定辞退メールの件名・宛名・お礼・辞退理由の書き方ポイント

●件名
メールが届いて最初に見られるところが件名です。パッとみて何のメールかわかるよう、内定辞退のメールであること、また、誰からのメールかわかるよう氏名と大学名も入れるようにしましょう。

●宛名
本文に入る前にまずは宛名を入れます。くれぐれも名前を間違えないで下さい。また、宛名を省略することもNGです。担当者名まで知っているのであれば、「会社名だけにして名前は省略する」などは印象がよくありません。部署名、肩書き、担当者名までしっかりと入れましょう。

●お礼の言葉
内定辞退の本題に入る前に、まずは内定を出してくれたことへのお礼の言葉を入れましょう。先に述べましたが数多く応募者がいる中からあなたを評価し選んでくれたわけです。まずはそのことに感謝の気持ちを伝えましょう。

●内定辞退の理由
内定辞退の理由として他にもいくつかあります。

<例文>
・これまで支えてくれた家族とよく相談した結果、地元の企業に就職し、家族のそばで働きたいという考えに至りました。
・就職活動を通じて様々な業界にお話を伺った結果、もう一方で選考を受けていた▲▲▲業界への関心が高くなり、将来を通じて携わっていきたいという気持ちが強くなりました。
内定辞退の理由としてこのあたりを挙げたとしても特に問題はないでしょう。


●締めの言葉
最後に、自分のために何度も面接をしてくれた、担当者の方々に再度お礼の言葉をいい、貴社のご発展をお祈りしますという、定番の締めの挨拶を入れましょう。


●署名
メールの最後には必ず自分の名前、所属大学名、連絡先、メールアドレスをいれましょう。本文に氏名が入っているからといってここを入れ忘れる人もいますが、署名はメールのマナーとして必ず入れましょう。

内定辞退メールに返信が来なかった場合の対応法

では内定辞退をメールで連絡した際、返信が来なかったらどうすればよいのでしょうか?

返信が来なかった際の対応方法は、基本的に担当者に電話で問いあわせるべきです。

目安としてメールを出して24時間以内に企業から何も返信がなければ、内定辞退の意向が伝わっていない可能性があります。また、エラーでメールが戻ることもあります。一方で採用担当者のメールの設定で迷惑ボックスに振り分けられることも。

企業から音沙汰なければ、まずメールがエラーで戻ってきてないかメールボックスを確認し、特に戻ってなければ企業に電話して確認を取るべきです。

内定辞退に伴うトラブルについて

最後に内定辞退をしたことで考えられるトラブルについても考え、巻き込まれないように注意しましょう。

●ネットで内定を辞退した企業の悪評は流さない
たとえ、面接を受けていた企業が途中でイメージが悪くなり内定辞退をしたという理由が本音でも、そのことを迂闊にSNSに挙げてはいけません。

悪評を拡散したことにより、訴訟問題に発展したり、社会人になってから仕事で密に関わることもあります。嫌な対応をされたとしても、勝手に自分で判断せず、まずは、大学や親などに相談してみることが賢明です。

●なかなか内定辞退を受け取ってもらえない
内定辞退したいのに、なかなか認めてもらえなかったり、辞退するのに今までの採用費用を支払わないとダメだなどの条件を出して来る場合があります。めったにないケースですが、このケースは企業の要求に従う必要はありません。

むしろ辞退するべきです。内定辞退は学生の意志が尊重されるべきですので、なかなか辞退を了承してくれない場合は、安易に企業の要件を受け入れるのではなくこちらも大学などに相談しましょう。

いかがでしたでしょうか。今回は例文付きでメールでの内定辞退の仕方を解説してきました。何事も早めに対応するのが大事です。マナーを守ってスムーズに円滑に内定辞退をしてくださいね。

内定辞退の悩みを一気に解決しよう

ここまでは内定辞退メールの連絡方法について解説しました。

en-courageでは「内定辞退」に関する記事を他にも発信しています。

ご参考までにご活用下さい

▼内定辞退の期限についてお悩みの就活生へ↓

▼内定辞退に対する誠意を伝えたい方へ

▼内定承諾後の内定辞退にお悩みの就活生へ

en-courageで、納得のいく就活を

en-courageは日本最大のキャリア支援NPO法人です。全国47都道府県72大学で活動しており、2019卒の就活生は16,000人が利用しました。
内定者の先輩があなたのメンターとなり1対1のキャリア面談を受けられるほか、特別な選考対策や企業説明会などのイベントへも参加できます。
en-courageに登録して、メンターのサポートを受けてみませんか?
詳しくはこちら