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コラム
2019/10/02

エントリーシート(ES)の郵送方法と郵送マナーまとめ

エントリーシートの郵送は、人気のある企業ではそれほど珍しいことではありません。せっかく頑張ってエントリーシートを書いても、郵送のマナーを知らないと採用担当者に非常識と思われてしまいます。このコラムを読んで郵送のポイントを学びましょう。
エントリーシート(ES)の郵送方法と郵送マナーまとめ

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ES郵送ポイント:封筒の選び方

エントリーシートはWEBで提出するのが主流です。しかし、郵送で送る場合も少なからず存在します。就活生は郵送すること自体に慣れていないだけでなく、ビジネス上のルールを知らないことがほとんどです。例えば封筒ならなんでもよいわけではありません。まずは封筒選びからご紹介します。

・余裕をもって準備すること
封筒くらいどこでも買えるだろうと思っている学生は少なくありません。エントリーシートの仕上がりが提出期限ギリギリになって、そこまで頭が回っていないパターンも少なくありません。直前になって慌ててコンビニに駆け込むも希望の封筒がない、ということがよくあります。エントリーシートを郵送すると分かった時点で封筒と切手を用意しておくようにしましょう。(切手については後述)

・封筒のサイズは?
封筒のサイズはなんでもいいわけではありません。手紙を入れるような封筒に入れて郵送すると、若干目立つかもしれません。エントリーシートや履歴書などのA4サイズの用紙を郵送する場合は、できれば折らずに送れる封筒が望ましいです。サイズは角形2号(角2)です。これは、A4用紙がそのまま入るサイズです。角2じゃないと、受け付けないとか評価が下がるということは無いですが、例えばキャラクターの封筒で送ってくると常識がないという印象を持つでしょう。

・封筒の色は?
色は白色で中身が透けない封筒を選ぶとよいです。茶色の茶封筒は一般的に請求書、納品書、DMなどを郵送する際に使用されます。しかし、茶色だとダメだということではありません。白の封筒のほうが無難という程度です。透けない封筒を選ぶのは、個人情報が目に触れないようにという理由からで、企業側からするとどちらでも問題ありません。

ES郵送ポイント:封筒の書き方

①郵便番号
買った封筒に郵便番号欄があったらそれに沿って書きましょう。郵便番号欄が無い場合は、中央右側に分かりやすく記載しましょう。

②宛先住所
都道府県などを省略せずに、都道府県から建物名や階数まで正しく書きましょう。番地は「丁目・番・号」などを使っても、「-(ハイフン)」などで略して書いても構いません。送付先の指示がある場合はそれに従い、指示がない場合はその企業のHPや企業案内に記載のある住所と同じように書くとよいでしょう。また、住所が長くて1行に納まらない場合は2行にして見やすいように工夫して下さい。

③宛名
人事担当の方の名前が分かっている場合にその方宛に出すのか、部署宛に出すのかは迷うところです。エントリーシートの提出に関して指示がある場合は、それに従いましょう。人事担当者宛に出す場合は、部門名に続いて、氏名の後ろに「様」を書きます。特に指示がない場合は、該当の部門名の後ろに「御中」と書きます。このとき、「御中」と「様」を重複して使ってはいけません。どちらかを選ぶことになります。


また、宛名はメインとなる部分になりますので、封筒の中央に最も大きく記載します。一番始めにこの部分を記載しておくと全体のバランスが取りやすくなります。会社名は(株)などと略さずに「株式会社」と記載しましょう。

④応募書類在中などの記載
封筒の左下に赤字で記載しましょう。枠付きでも枠無しでも構いません。エントリーシートだけであれば「エントリーシート在中」、履歴書も郵送する場合には「履歴書在中」、あるいは「応募書類在中」でも構いません。

人事担当者には応募書類だけが届くわけではなく、日々たくさんの書類が届きます。その中で間違いなく、人事担当者の手元に届き、開封してもらうための手段です。これがないと選考に不利になるわけではありませんが、一般常識の範囲と考えてください。あらかじめ印字された封筒もありますので、それを使用するのも良いでしょう。

⑤切手の貼り方
左上に切手を貼り付けます。はがれないように隅々まで丁寧に貼りましょう。
切手の金額は封筒のサイズや重さによって違うので注意が必要です。2019年10月から消費増税により、郵送料の改訂があります。2019年10月以降は定型の50g以内で郵送料は94円です(つまり94円分の切手を貼る)。9月までは92円でした。就活サイトの多くは92円表記の可能性が高いので注意してください。エントリーシート、履歴書、送付状程度でしたら、50g以内に収まるでしょう。

切手も封筒と一緒であらかじめ用意しておきましょう。切手はコンビニでも買えますが、置いていないコンビニがあること、買いたい金額の切手がないことがありますので、直前に慌ててコンビニに駆け込むのではなく、郵便局であらかじめ購入しておきましょう。

⑥裏書き
封筒の左右にまたがって書く場合もありますが、角2(A4が入るサイズ)の封筒であれば、充分なスペースがありますので左側に寄せて書くほうがスマートです。郵便番号、住所、差出人の氏名を記入します。

⑦提出日の日付を書く
履歴書のような応募書類を郵送する場合は、日付を記入するというマナーがあります。記入した日ではなく、郵送する日を書きます。エントリーシートにも日付を書く欄がありますが、必ずしも一致している必要はありません。あらかじめ書いておき、提出するタイミングで書こうと思って忘れることがあります。郵送前に、エントリーシートの日付、封筒の日付を忘れてないかチェックしましょう。

⑧封筒の封の仕方
セロハンテープではなく、のりを使ってしっかり止めましょう。慣れていないとのりがはみ出て、汚くなることがあります。慎重に丁寧にのり付けしましょう。封をしたら、〆(しめ)を中央に書きます。〆は封字と言われ、「郵便物が未開封である」ことを表す文字です。

ES郵送ポイント:送付状の書き方

送付状とは、何を同封しているかを記載した書類です。カバーレター、添え状などと呼ばれることもあります。目的は何が同封されているかを知らせることなので、シンプルな作りにすることをお勧めします。

「送付状 テンプレート」と検索すると送付状の無料ダウンロードがたくさんでてきます。「送付状 テンプレート 就活」とすると、より就活に使いやすいフォーマットを得られます。自分で作るのでも構いませんが、すでに出来ているテンプレートを活用するのも賢いやり方です。

(1)日付
提出日の日付を右上に記入します。
同封しているエントリーシートと揃っていれば西暦でも和暦でも構いません。

(2)宛名
株式会社は(株)と略さないようにしましょう。
宛先が部署名の場合は「御中」とし、個人名のときには「様」をつけます。○○宛に郵送しなさいと指示がある場合は個人名で送ります。

(3)自分の情報
大学・学部・学科、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを書きます。企業側から問い合わせがある場合は、この連絡先に連絡が来る可能性がありますので、連絡のつきやすい電話番号とメールアドレスにしましょう。大学ドメインのメールアドレスを普段見ないのであれば、通常使用しているメールアドレスで構いません。企業側は連絡がつかない、返事が遅いことのほうが困ります。

(4)件名
件名は見やすいように中央に配置します。「選考応募書類のご送付の件」であれば、履歴書でもエントリーシートでも使えて、いちいち修正する必要がありません。

(5)本文
「拝啓」で書き出し、文末を「敬具」で結ぶのが無難でしょう。送付状の目的は何を送付したかを伝える、ということですので、シンプルに考えましょう。時候の挨拶を毎度調べて書くよりも、季節を問わない書きまわしのほうが楽です。下手に季節ごとの挨拶を入れて間違ってたりすると、違和感が出てしまうことがあります。

(6)同封している書類を箇条書き
中央ぞろえで「記」と一文字記入し、その下に同封した書類の名称と枚数を記載します。「記」と書いて、最後は「以上」で結びます。「これより下には何も書かれていません」という意味ですので、以上の後には何も書きません。

「消印有効」と「必着」の違い

締切日には、消印有効と必着の2種類があります。同時期に複数のエントリーシートを出すことが多いので、志望企業による取り違えの無いように管理しましょう。手帳には締切日ではなく、3日前に設定した投函日を記載しておくことをお勧めします。

・消印有効とは?
郵便物は郵便局で受け付けられると、切手の上にスタンプが押されます。消印有効とは、設定された日のうちにスタンプが押されていればOKということです。ポストに投函したのが集荷時間前なら消印はその日になりますが、集荷時間が終了していると翌日の消印になってしまいます。
集荷時間ギリギリという場合は、郵便局へ直接持ち込んだほうが確実です。郵便局は一般的には閉まるのが早いですが、遅い時間まで開いている郵便局もありますので、調べてみましょう。

・必着の場合
必着は、必ずその日には志望企業に応募書類が着いている必要があります。住んでいる地域によって配達日数が変わってきますので、遅くとも3日前には投函・郵送するようにしましょう。間に合わない場合は、選考に乗らないと考えたほうが良いです。ビジネスパーソンにとって締切は絶対です。

・期限ギリギリになったので速達で送る場合
エントリーシートの作成に時間がかかってギリギリになったときにどうするか?そのときは速達で送るという方法があります。郵便局のサイトにいつ届くかを検索できる「お届け日数を調べる」がありますので、活用しましょう。速達は必着を約束するわけではありませんので、その点は注意が必要です。速達は追加の切手を貼り、速達と封筒に記載すれば、ポストに投函でも速達になりますが、確実に送りたいなら郵便局から出すほうが安心です。

なぜ、郵送なのか

企業はわざわざ郵送でエントリーシートを提出させるのでしょうか?webで提出させるほうが企業側も楽です。管理もしやすいです。ではなぜ?

・郵送にすることそのものがふるい分けになる
応募のハードルを上げることで、本気の人だけ応募して欲しいからです。webでポチるのと、手書きでエントリーシートを郵送するのでは就活生にとって手間のかかり方が全然違います。企業側からすると、手間がかかっても応募したい強い気持ちを持つ応募者だけを選考対象とすることができます。志望度の高い本気の学生を選考フローに乗せることになるので、自社に見合った人材に会える確率が高まります。逆に言えば、興味本位で応募しようとする人を除くことが出来るので、採用に関する手間つまりコストを減らすことが出来ます。

・手書きとセットだと個性も見ることができる
WEBエントリーの場合は、全員同じフォント、同じサイズでよむことになり、内容やロジックで評価をすることになります。一方、手書きの場合は、字の大きさや癖が全く異なりますので、その学生の特徴や志望度がある程度エントリシートから読み取ることができます。少なくとも、文字から受ける印象は面接官に残ります。雑な字で書いてあると、志望度はその程度かと思ってしまいます。下手でも時間をかけて丁寧にエントリーシートを書くことを心掛けましょう。

・一般的な常識・マナーがあるかを見ている
WEBで入力するのと違って、郵送でエントリーシートを送るという行為は、一般常識とされている習慣やルールがたくさんあります。このような方法に慣れない就活生の皆さんは、なんでいちいちそんなことをしないといけないのか、と思うかもしれません。

まとめ

業界によって温度差はありますが、日本においては商習慣やマナーというものが重要視されることは意外と多いものです。現時点でマナーが身についているかどうかというよりも、「入社後に常識的なマナーを身につける意欲があるかどうか」ということを採用担当は見ています。その表れとして、エントリーシート郵送に対応できているかどうかという点を企業は気にしています。本コラムで紹介したルールを理解しておけば、評価が下がることはないでしょう。

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