ARTICLE
記事詳細

コラム
2018/12/05

封筒の書き方とは?就活で郵送物を送る際に知っておきたいマナー

就活をはじめると企業に履歴書や書類などの郵送物を送らないといけない場合があります。就活に慣れないうちは、どのように企業に郵送物を送ったらよいかわからない人も少なくありません。この記事では企業に郵送物を送る際の封筒の書き方を紹介していきます。
封筒の書き方とは?就活で郵送物を送る際に知っておきたいマナー

エントリーシート・履歴書を郵送させる企業の狙い

就活をはじめると、エントリーシートや履歴書を企業に提出することになります。エントリーシートや履歴書を提出する方法としては、Web提出が一般的です。しかし企業の中には、郵送という方法を採用している企業も少なからず存在します。

Web提出の方が企業・就活生にとっても手間やコストが少ないのにも関わらず、なぜわざわざエントリーシートや履歴書を郵送させる企業があるのでしょうか?そこには企業側の狙いがあります。

企業がわざわざエントリーシート・履歴書を郵送させる狙いは、郵送してくる学生がきちんとマナーを守れる人かどうかを判断するためです。Web提出では、クリック1つでエントリーシートや履歴書を提出することが可能です。

したがって、封筒を用意する必要もありませんし、どのようにその人が何かを提出するのかを見ることもできません。しかし、郵送の場合には、封筒を用意しなければなりません。

封筒の書き方にはマナーがあるので、その書き方に沿っていないものが提出された場合には、その学生のマナーに対する知識度を判断できます。また、封筒の書き方や書類の入れ方から、その人の人柄や几帳面さを判断している可能性も。

企業で実際に仕事をすると、会社から取引先などに書類を郵送する場合があります。その際に、マナー違反の封筒を送っては、取引先などの相手に失礼となります。

だからこそ、企業はわざわざ手間のかかる郵送でエントリーシート・履歴書を提出させようとするのです。

郵送物を送る封筒の書き方とは?

郵送物を送る封筒を書く際には、きちんとマナーを守らなければなりません。郵送・提出時のマナーをきちんと押さえましょう。

封筒選びの注意点

まず、使用する封筒は中に入れる書類に折り目がつかないサイズの封筒を使用します。封筒は基本的に定形のものを使用すると良いでしょう。封筒の中に書類を入れる際には、書類に汚れがつかないよう、クリアファイルに入れてから封筒に入れるようにします。

クリアファイルに書類を入れておけば、万が一郵送中に封筒が濡れてしまっても、中の大切な書類が濡れることを防ぐこともできます。ファイルは透明なものを使用することが大切です。

色が入っていたり、特定の企業のもの、アニメのキャラクターなど、イラストが書かれているものは使用しません。

郵送物を送る封筒の書き方

最初に、封筒の表面の記入の仕方について説明していきます。実際に封筒に住所を書く場合、住所は略さないようにしましょう。「〇〇番☓☓号」まで書くようにします。

ビジネスの場合、縦書き封筒に記入しているので、漢数字で記入します。封筒の宛名を書く場合、横書きにも縦書きにもすることが可能です。しかし、縦書きの方がより丁寧な印象を与えられるのでおすすめです。

住所の書き始めは、郵便番号枠の右側に揃え、都道府県名から記入していきます。最初にきちんと住所全体が入るように考慮し、文字数とスペースを考えて均等に割り振りましょう。

スペースが足りなくなって寸詰まりとなったものは見た目が良くないので注意して下さい。

宛名を封筒に書く場合、中央に大きく、住所よりも一段下げて書き始めます。会社名は、(株)(有)などと略すことはしません。きちんと株式会社、有限会社などのように正式名称で記入します。

部署名までわかっている場合には、それを省略することはせず、きちんと記入した方が丁寧です。その上で、担当者名(個人名)を記入します。

担当者の方の肩書きが分かる場合には、名前の上に記入しますが、肩書きが長い場合には部署名に続けて書いても構いません。個人名を記入する場合、会社名・部署名に御中をつけません。

個人名の宛先の下に「様」をつけます。個人名を書かない場合には、会社名・部署名の下に「御中」と書くのを忘れないでください。

封筒の右下には、朱書きで何の書類が封入されているのかを記入します。「応募書類在中」と記入するのが一般的です。

次に、封筒の裏面の書き方について説明します。まず、封筒の裏面の右上に、手紙を書いた日付(封かん日)を記入します。その後、封筒の中心線から左側に自分の住所を描きます。

この書き方は表面と同じように書いていきます。最後に、封筒を閉じる際に、綴じ目の部分に「〆」「封」と記入します。これは確実に閉めたことを相手に伝えるという意味もありますが、自分で確認する意味もあります。

郵送物を送る封筒を選ぶ際の注意点

郵送物を送る封筒を選ぶ際の注意点についても説明しておきましょう。郵送物を送る際の封筒は、中に入れるエントリーシートや書類が折れないようにするのが基本です。

ビジネスシーンでは、主にA4サイズが用いられることが多いので、それに合わせて封筒を選ばなければなりません。

A4サイズに会う封筒のサイズは次の通りです。用途に合わせて選んで下さい。

①角2(かくに) 332×240mm

A4判(297×210mm)が折らずに入るサイズです

②長3(ながさん) 235×120mm
A4判三つ折(210×99mm)が入るサイズです

③洋長3(ようながさん) 235×120mm
A4判三つ折(210×99mm)が入るサイズです
 ※長辺にフタがついています。

サイズは同じでも、就活の際によく用いられる封筒の色は茶封筒か白封筒です。同じサイズ・色の封筒であっても、封筒の厚みは異なります。就活の際には、あまりに薄すぎるものは避け、適度な厚さがあるものを選びましょう。

郵送物を送る際に知っておきたい添え状の書き方

企業にエントリーシートや書類といった郵送物を送る際には、添え状を忘れないようにしましょう。それがビジネスにおけるマナーです。応募書類だけを封筒に入れて送るのは企業の担当者に対して失礼に当たるため注意すべきです。

添え状を入れることで、企業の担当者は誰から送られてきた書類なのか、誰に宛てられた書類なのか、何のための書類かわかるようになり、書類の整理も容易になります。

添え状はエントリーシートや書類と同じサイズのものを使用します。添え状に書かなければならない構成要素は次の通りです。

・日付:書類の一番上の右側に記入します。

・宛名:日付よりも下の左側に記入します。
会社名、部署名、担当者名を忘れずに記入します。書き方は基本的に封筒の書き方と同じです。

・差出人:宛名より右側に記入します。
大学名、学部学科名(コース名)、氏名、住所、連絡先(電話番号・メールアドレス)を記入します。


・添え状のタイトル
タイトルは中央に添え状の趣旨がわかる内容を記入します。「応募書類の送付について」などと記入します。

・本文
本文をはじめる場合、まずは事項の挨拶を記入します。これは統語と呼ばれます。その後、本文には書類を送付するに至った経緯を説明します。


・記書き

「記」と書いて、その下には封筒の中にどのような書類が入っているのかを列記します。

郵送物を送る際、就活生が気を付けるべきマナー

最後に郵送物を送る際に、就活生が気をつけるべきマナー全般について説明していきましょう。

マナー① 締め切りを守る

郵送物を送る際には、きちんと締切を守るべきです。締切が設定されている場合には、締切日までに余裕を持って封筒を提出します。企業側からすれば、締切日ギリギリには多くの就活生から書類が送られてきます。

書類の整理が多くなるので、中身を十分に確認する時間がとれない可能性があります。そのため、企業の採用担当者に積極的にアピールしたい場合には、締切日よりもかなり前に余裕を持って封筒を提出しましょう。

マナー② 極力、修正ペン・修正テープは使わない

封筒を書く際に、字を間違えてしまうことがあります。もし字を間違えてしまった場合には、修正ペンや修正テープなどは使用せずに新しいものを使いましょう。それらを使うと、企業の採用担当者に悪い印象を与える可能性があるため注意が必要です。

マナー③ 誤字脱字は修正する

誤字脱字については封筒を出す前にきちんと確認しておきます。宛名が間違っていることはもちろん、住所などが間違っていることは相手に大変失礼となります。十分に確認してから封筒を提出することが大切です。

郵送物を送る際には、確実に企業の担当者についたかどうか確認するために、簡易書留などを使うと安心です。普通郵便で送った場合、書類紛失の可能性があります。簡易書留であれば、確実に相手が受け取ったことを確認できます。

もちろん、企業の採用担当者が書類の送付方法を指定している場合には、その送付方法にしたがって封筒を送付するようにします。

en-courageで、納得のいく就活を

en-courageは日本最大のキャリア支援NPO法人です。全国47都道府県72大学で活動しており、2019卒の就活生は16,000人が利用しました。
内定者の先輩があなたのメンターとなり1対1のキャリア面談を受けられるほか、特別な選考対策や企業説明会などのイベントへも参加できます。
en-courageに登録して、メンターのサポートを受けてみませんか?
詳しくはこちら