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コラム
2019/04/09

就活で気を付けたい、問い合わせ電話のマナー

 就活生であれば会社に電話する機会が誰にでもあるものです。会社に電話で問い合わせをする場合には、気を付けておきたいマナーがあります。この記事では、電話で問い合わせをする際に気を付けたいマナーについて説明します。
就活で気を付けたい、問い合わせ電話のマナー

企業に電話を掛ける際に気を付けるべきマナー

企業に電話を掛ける際に注意するべきマナーは3つあります。

1点目は、企業に電話を掛ける際には、まずは自分の氏名や所属大学をきちんと説明し、電話を掛けた目的を明かすことが大切です。具体例としては、「〇〇大学□□学部、就活太郎です。現在就職活動中で、御社の「〰」についてお伺いしたく、お電話させて頂きました」など、端的に目的と所属、氏名を明かすことで確実に対応してもらえます。

2点目は、連絡先は基本的に人事部、また採用事務局に行うこと。就活中であれば、基本的には人事部にまずは電話をかけて問い合わせるべきです。


就活を担当する人事部も会社のことをすべて把握出来ているわけではありません。その場合には、別の部署の担当者に繋いでもらえます。企業で働く人も限られた時間の中で業務を行うため、まずは人事部に電話をする。その後、もし別の部署の担当者に繋いでもらえた際、その部署の担当者と話して下さい。直接人事部以外の部署に電話をしても、対応してもらえない可能性もあるので注意しましょう。

3点目は、電話における話し方についてです。企業に電話を掛ける際には、就活生であっても社会人としてのマナーを守るべきでしょう。敬語で話すのがポイントです。言葉遣いを間違えると、相手に良い印象を持たれなくなります。

相手にこちらが言うことが伝わるように、質問したいことなどはきちんとまとめると相手に話が伝わりやすくなり、確実に自分の応えて欲しい質問に応えて頂けます。

4点目に注意するべき電話のマナーは、時間帯です。電話を掛ける時間帯は要注意です。会社の営業時間内に電話をすることがポイントです。営業時間外では担当者がいないこともあるので、確実に質問に答えてくれるかわかりません。

さらに、企業に電話をする際には、こちらの話を確実に先方が聞き取れるように、静かな場所から電話をすることが大切です。就活中であると、電車のホームなどで電話する機会も多くなりがちですが、できるだけ静かな場所で電話をしましょう。

電車のホームや混み合った場所からの電話は失礼にあたるので注意が必要です。電話の内容について忘れないためにも、ボールペンとメモを事前に準備するのを忘れないで下さい。

電話で「質問」をする際のポイント

企業に電話で質問や問い合わせをする場合には、事前に内容をまとめておくことがポイントです。話の内容がまとまっていないと、相手も困惑します。

また、あなたの質問内容が伝わらず、求める回答が得られないかもしれません。まとまりがない話は、相手も忙しいので対応してもらえませんし、相手に悪い印象を与えかねません。

そのため、まずは電話をする前に、きちんと話す内容をまとめましょう。企業にメールで質問や問い合わせをする場合には、ノートやPCで事前にまとめるべきです。

メールではなくわざわざ電話をするため、急を要することや重要なことなどを聞いてください。電話で質問や問い合わせをする最大のメリットは、短時間で確実な情報を得られることです。

一度電話をかければ、もう後戻りはできないので注意しましょう。すでに公開される情報について質問や問い合わせすべきでしょう。

就活生が企業に質問や問い合わせをするとき、まずはじめに自分の氏名と所属を名乗って下さい。就活では、自己紹介は常に基本となるものです。

電話を受けた相手も、あなたがどこの何者なのかがわからなければ、適切な対応できません。また、電話を掛ける場合、まずはきちんと電話の「目的」が相手に伝わるようにします。

「〰について質問がありまして電話致しました」「〰について問い合わせたくお電話させて致しました」というように、「〰」の部分を明確にすることが大切です。

電話で気を付けたい話し方のポイント

話をする場合には、きちんと社会人として対応する必要があります。社会人になると知らない相手と電話をする機会はたくさんあります。企業外部からたくさんの電話が掛かってきます。

あなたも就職した後は電話対応を行うことになるので、質問や問い合わせ電話の話し方はきちんと判断されていると考えましょう。

就活生は、実際に働き始めた後の電話対応の仕方の判断材料にされていると考えて電話に臨むことがポイントです。自己紹介を丁寧にしておくことで、なぜ電話してきたのかが相手にも予測しやすくなります。相手に自分が就活生であることが確実に伝わるようにしましょう。

電話における話し方のポイントとして、まずは電話でハキハキと話すこと。ボソボソと話していては、相手に質問したい内容が伝わらず、コミュニケーション能力が低いと判断される可能性もあります。

もちろん、電話の仕方だけで、あなたが面接で不利になることは絶対にないので、不必要に緊張せずに電話をして下さい。名刺交換の機会も多い社会人は、相手との関係をつくるときには自己紹介がまずは基本となります。

電話では相手の姿が見えないので、話し方によって相手がどんな人かを判断するしかありません。逆に言えば、話し方があなたの印象を作り出してしまいます。良い印象を与えるのも、悪い印象を与えるのもあなたの話し方次第であることをきちんと理解しておくことが大切です。

当然のことですが、電話では敬語を使います。「〰みたいな」「って感じ」などの言葉遣いはしません。社会人として当然の話し方で対応するようにしましょう。

過度に敬語を意識する必要はありません。日常的にあまり敬語を使っていないと不自然な言葉遣いをしがちです。普段から敬語を使った言葉遣いになれることが重要ですが、無理をして使い慣れていな敬語を使うよりも、丁寧な言葉遣いを意識する方が重要です。

あなたの話し方や自己紹介の仕方によって相手はあなたがどんな人なのかを無意識のうちに想像します。そのため、無理に敬語を使って不自然さを与えるよりは、丁寧な言葉遣いの方があなたの印象を良くできます。電話や問い合わせをする際には、きちんと相手に敬意と感謝を込めることが最も重要です。

企業に「質問」をする電話のトークスクリプト

以下では、上で説明したことを基本としながら、企業に「質問」電話をする際の例文を紹介していきます。質問電話をする場合、この例文の通りである必要はありません。

あくまでこの例文を参考にしながら、自分の質問内容をまとめて下さい。不自然な内容にならないように、電話の前に何度か練習しましょう。なお、今回は、福利厚生制度について問い合わせたい場合を想定して例文を作成しています。

電話の頭出し
『お忙しいところ失礼致します。私、〇〇大学□□学部の就活太郎と申します。この度、御社の福利厚生制度について質問がありましてご連絡させていただきました。ご担当の方はおられますか?』

まずは、「お忙しいところ失礼します」と伝えます。この言葉は挨拶のようなもので、話しのきっかけとなるもの。その後、必ず自分の氏名と所属を明かして下さい。

あなたが氏名と所属を明かさないと、相手も誰から電話がかかってきたかわかりません。また適切な担当者に質問に応えてもらえす時間を無駄にする可能性があります。

自己紹介はどんなときでも基本となるので、忘れないようにして下さい。次に、電話をした目的を伝えるようにします。目的を伝えることによって、相手も話の内容の予測がつきやすくなって、質問についてきちんと応えてもらえます。

上の例文では、福利厚生制度について質問することを想定しているので、福利厚生制度について聞きたい旨をきちんと相手に伝えています。なお、企業に電話をすればすべてのことについて応えてもらえるわけではありません。

たとえば、福利厚生制度の一つとしていきなり初任給の額について質問をしたり、どれくらい休日があるかなどを聞くのは憚られます。実際に会社に入社した後でないと教えられないこともあるので注意しましょう。すでに公表されていることについて質問をするのは失礼にあたりますし、答えられないことを無理に聞くのも失礼にあたります。この点を勘違いしないようにしましょう。

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