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コラム
2019/04/09

面接を辞退したいと思ったら?正しいメールの書き方とは

この記事では、やむを得ない事情で面接を辞退しなければならないときの正しいメールの仕方を紹介します。どうやって面接を辞退したら良いのか?正しいメールのマナーと重要なポイントについて例文を示します。
面接を辞退したいと思ったら?正しいメールの書き方とは

面接辞退をする際のメールマナー

 せっかく就職活動が進んで面接までこぎつけても、面接を辞退しなければならないという状況になることがあります。面接を辞退する事情は様々ですが、企業側も優秀な就活生を採用しようと努力しているので、きちんと辞退する旨を伝えてから面接を辞退する必要があります。
 企業側もかなりの時間をかけて採用活動を行っているので、面接を辞退することを決めたらできるだけ早く採用担当者に連絡しなければなりません。すでに面接時間が決まっているのであれば、その時間に採用担当者もあなたのために時間を使うことを予定しています。だからこそ、面接辞退を決めたらできるだけ早く連絡しないと採用担当者に迷惑がかかってしまいます。無断で面接を辞退することは絶対に止めましょう。他の就活生にも迷惑がかかる可能性があります。面接自体の連絡は電話でもメールでも構いませんが、連絡するタイミングなどによって電話とメールを使い分けましょう。当然、企業に連絡する場合には、きちんとマナーを守るようにして下さい。以下では、メールで面接を辞退するポイントについて解説していきます。

メールにおける面接を辞退した理由。どう伝える

 面接を辞退する場合には、企業の採用担当者にきちんと辞退の旨を伝えなければなりません。面接を辞退する理由としては「就職活動を進めるうちに業務が自分には合わないと感じるようになった」や「他社から先に内定をもらったから」などが代表的ですが、詳しい理由を企業の採用担当者に伝える必要はありません。「諸般の事情で面接を辞退させていただきます」と伝えるのが基本的なマナです。御社より良い会社から内定をもらったからなど、直接的に理由を伝えると相手に失礼となることがあるからです。
 企業の採用担当者から詳しい理由を教えて欲しいと言われた場合には、素直に面接自体の理由を伝えるのがマナーです。理由については正直に言って構いませんが、企業やそこで働く従業員を誹謗中傷するような言い方をしてはいけません。へたに理由をごまかしたりせず、企業の採用担当者が納得できるような理由をきちんと伝えることがポイントです。企業の採用担当者もあなたのために時間を費やしてきたわけですから、誠意をもって対応するのが社会人として当然のマナーです。
どのような理由であれ、企業側が面接辞退を止めさせることはできません。面接を辞退するかどうかについてはきちんと考えてから決断しなければなりませんが、辞退することを決めたら、先延ばしにせずできるだけ早く面接辞退の旨を伝えるようにしましょう。

面接辞退メールの例文① 他社から内定をもらった場合

 以下では、他社から内定をもらったことを理由とする場合の面接辞退メールの例文を示していきます。必ずしも全く同じようにする必要はありませんが、マナーと重要なポイントは外さないようにしましょう。

件名:【重要】面接辞退の連絡(〇〇大学□□学部就活太郎)
本文:
株式会社〇〇 人事部 御中
お世話になっております。〇〇大学□□学部の就活太郎です。
このたびは、○月☓日(□)に行われる面接を辞退したい旨お伝えしたく、ご連絡させていただきました。
現在、他社様より内定をいただきました。熟考の結果、その会社に入社することを決断しましたため、面接を辞退させていただきたいと考えるに至りました。大変申し訳ありませんが、何卒ご了承いただけますと幸いです。
以上、よろしくお願い申し上げます。
就活太郎
〇〇大学□□学部
TEL:080-〇〇○○-△△△△
MAIL:syukatsu@〇〇○.co.jp

 基本的なメールの形式は必ず守るようにします。件名を忘れず、本文の一番最初には宛名を書きましょう。「様」と「御中」の使い方は間違えやすいので注意して下さい。件名は端的に書くことがポイントです。用件はきちんとまとめてからメールするようにし、誠意をもってメールを送るようにすることが大切です。

面接辞退メールの例文② 体調不良で面接に行けない場合

 次に、体調不良で面接に行けない場合の面接辞退、もしくは面接日の振替えをお願いする場合のメールの例文を示します。最初に面接辞退のメールの例文を示し、その後面接日の振替えのお願いのメールの例文を示します。

件名:【重要】面接辞退の連絡(〇〇大学□□学部就活太郎)
本文:
株式会社〇〇 人事部 御中
お世話になっております。〇〇大学□□学部の就活太郎です。
このたびは、○月☓日(□)に行われる面接を辞退したい旨お伝えしたく、ご連絡させていただきました。
現在、インフルエンザを患ってしまい、どうしても面接に行くことができません。このままですと御社に迷惑をかけてしまうため、面接を辞退させていただきたいと考えるに至りました。大変申し訳ありませんが、何卒ご了承いただけますと幸いです。
以上、よろしくお願い申し上げます。
就活太郎
〇〇大学□□学部
TEL:080-〇〇○○-△△△△
MAIL:syukatsu@〇〇○.co.jp

 体調不良で面接を辞退することはそうそうあるものではありません。インフルエンザや入院など、どうしても面接に行けない事情がある場合のみ、体調不良を理由として面接を辞退可能だと考えて下さい。一般には、下記のように、面接日程の振替をお願いすることになります。

件名:【重要】面接日程変更のお願い(〇〇大学□□学部就活太郎)
本文:
株式会社〇〇 人事部 御中
お世話になっております。〇〇大学□□学部の就活太郎です。
このたびは、○月☓日(□)に行われる面接日程の変更をお願いしたく、ご連絡させていただきました。
現在、インフルエンザを患ってしまい、どうしても○月☓日(□)の面接に出向くことができません。そこで、大変申し訳ありませんが、面接日程の変更をお願いできますと幸いです。お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
就活太郎
〇〇大学□□学部
TEL:080-〇〇○○-△△△△
MAIL:syukatsu@〇〇○.co.jp

面接辞退メールの例文③ 企業と合わない場合

 以下では、企業と合わないことを理由とする場合の面接辞退メールの例文を示していきます。

件名:【重要】面接辞退の連絡(〇〇大学□□学部就活太郎)
本文:
株式会社〇〇 人事部 御中
お世話になっております。〇〇大学□□学部の就活太郎です。
このたびは、○月☓日(□)に行われる面接を辞退したい旨お伝えしたく、ご連絡させていただきました。
御社はジェネラリストとして働ける人材を探しているとのことでしたが、私は自分の専門性を活かして仕事をしたいと考えているため、御社の考えと私の考え方にズレがあると最近思うようになりました。そのため、面接を辞退したいと考えるに至りました。大変申し訳ありませんが、何卒ご了承いただけますと幸いです。以上、よろしくお願い申し上げます。
就活太郎
〇〇大学□□学部
TEL:080-〇〇○○-△△△△
MAIL:syukatsu@〇〇○.co.jp

 企業と合わない場合でも、決して企業側を悪く言ってはいけません。今回は縁がなかったという気持ちでメールするようにしましょう。ただし、仕事が合うか合わないかは実際に働き始めてからでないとわからないこともあります。そのため、面接を辞退する前によく考えてからメールをするようにして下さい。

見出し:面接当日に辞退する場合は、メール?電話?   

 面接当日に面接を辞退することを伝える場合には、必ず電話で伝えるようにします。メールの場合は、企業の採用担当者が見落としてしまう可能性があります。採用担当者としても、当日は面接の準備などを行っているため、メールをみていない可能性もあるので注意が必要です。当日の面接辞退はやむを得ない場合を除いて避けるべきですが、どうしても面接を辞退しなければならない場合は電話をします。
 電話であれば確実に用件を担当者に伝えることができます。何より、面接が辞退できたことをこちら側でも確認できます。メールの場合は、相手がメールを読んだかどうか、面接辞退の了承が得られたかどうかがすぐにはわかりません。そのため、面接当日の面接をやむを得ず辞退しなければならなくなった場合には、電話をするようにしましょう。電話に出ない場合には、取り急ぎ留守番電話にメッセージを残し、相手が出るまで何度かかけ直すようにしましょう。

面接辞退を電話で伝える際の注意点   

  面接辞退を電話でする際には、まずはきちんと自己紹介をして自分がどこの誰かを明かすのがマナーです。このマナーは社会人であればどんな時でも基本となるマナーなので覚えておきましょう。「お世話になっております。〇〇大学□□学部の就活太郎」など、相手にきちんと伝わるように言うことがポイントです。

 その後、端的に面接を辞退する旨を伝えます。ダラダラと言い訳を述べるのではなく、まずは端的に用件である面接辞退の旨を伝えるのがポイントです。先に理由を伝えてしまうと言い訳のように相手に聞こえてしまうので注意が必要です。自己紹介の後、きちんと端的に用件を伝えることがポイントです。「連絡が面接当日になって大変申し訳ありませんが、本日の面接を辞退させていただきたくご連絡させていただきました」など、明確に自分の意思を伝えるようにします。

 電話をする際には、相手に自分の話が聞こえるように静かな場所で電話するようにして下さい。相手がききやすいようにハキハキと話すようにしましょう。面接の辞退は少なからず迷惑を掛けることになるので、申し訳ないという気持ちを伝えるように電話するのもポイントです。

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